Director Operations bol.com

Docdata is marktleider in online fulfilment voor toonaangevende e-commercespelers zoals bol.com, ASOS en Ace & Tate. Een positie die je alleen kunt bereiken en behouden door zelf vol in te zetten op betrouwbaarheid, schaalbaarheid en innovatie. In 2015 won Docdata de Nederlandse Logistiek Prijs, en werd door de vakjury “de logistieke motor achter het succes van veel webwinkels in Europa” genoemd.

Klanten

Docdata is van oorsprong een Nederlands bedrijf. Het hoofdkantoor zit dan ook gewoon in Waalwijk. Daarnaast heeft Docdata vestigingen in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Italië, Zwitserland, Spanje, Polen en Frankrijk. Sinds 2015 is Docdata onderdeel van Ingram Micro, waardoor haar potentieel nog verder is gegroeid en haar netwerk een wereldwijde dekking heeft gekregen.

 “Onze klanten zijn zeer loyaal, hetgeen vooral wordt ingegeven door de hoogwaardige kwaliteit die wij continu leveren.” – Michiel Alting von Geusau, President Docdata

Overigens spreekt men bij Docdata eigenlijk niet van klanten, maar partners. Want er wordt bijzonder hecht samengewerkt om de service naar de eindgebruiker te optimaliseren. Docdata heeft door de jaren heen veel partners begeleid in hun ontwikkeling van start-up tot de grote speler die ze nu zijn. De grootste partij is bol.com. Samen kijken e-tailer en fulfilmentspecialist continu vooruit naar trends en technologische ontwikkelingen, om steeds slimmere, efficiëntere, flexibelere en meer schaalbare oplossingen te ontwikkelen. Denk bijvoorbeeld aan same-day-delivery via Albert Heijn en Click & Collect bij de Bijenkorf.

“Er is sprake van een ongekende drive om onvolkomenheden snel op te lossen en om onze processen continu te verbeteren. Die drive is belangrijk want stilstand betekent achteruitgang, zeker in de markten waarin wij actief zijn.” – Michiel Alting von Geusau, President Docdata

Docdata en bol.com: een goed huwelijk

Bol.com werd in 1999 opgericht door het Duitse mediaconcern Bertelsmann AG. In datzelfde jaar begon Docdata met distributie van cd’s en boeken naar eindconsumenten. De bedrijven gingen al vanaf het prille begin een samenwerking aan, die zich ontwikkelde tot de tienduizenden verzendingen per dag die Docdata nu voor bol.com verzorgt. Deze onstuimige groei zorgt voor grote behoefte aan innovatie, medewerkers en vierkante meter. Zoals verwacht groeit bol.com binnenkort uit de bestaande voorzieningen van Docdata. Daarom ontwikkelen de partners momenteel samen een nieuw bol.com-distributiecentrum in Waalwijk, dat in juli 2017 zal worden geopend.

Over de vacature

De hechte band tussen Docdata en bol.com wordt belichaamd in de functie van Director Operations bol.com bij Docdata. Nu er een nieuw tijdperk van samenwerking aanbreekt, zal deze brugfunctie opnieuw worden ingevuld. Beide bedrijven zijn evenzeer betrokken bij de selectie van de juiste kandidaat. De bekleder van deze rol staat echt met één been bij Bol.com aan boord, en met het andere bij Docdata. Er zijn vier uitdagingen voor de Director Operations:

1. Het runnen van de operatie, inclusief de hoogseizoenen
2. De migratie naar het nieuwe distributiecentrum
3. Verdere groeispurts en pieken faciliteren
4. Innovatie en efficiëntie verhogen

1. Het runnen van de operatie

Het aansturen van de operatie met ruim vijfhonderd medewerkers en (in het hoogseizoen) 2.500 uitzendkrachten, waarbij de Director Operations twee Managers Operations rechtstreeks aanstuurt. Gezien de groei zouden deze aantallen binnen drie tot vier jaar kunnen verdubbelen. Er wordt vrijwel 24/7 in meerdere shifts gewerkt. De kern van de activiteiten vindt plaats tussen 16.00 en 04.00. De operatie moet zo worden aangestuurd dat de beslissingen voor het servicekader van vandaag passen bij de doelstellingen voor de komende jaren. De balans tussen een stabiele organisatie, extreme flexibiliteit en continue innovatie is cruciaal in deze rol.

2. Migratie naar nieuw distributiecentrum

In juli 2017 gaat het nieuwe distributiecentrum van bol.com open, in eerste instantie met een vloeroppervlak van zo’n twintig voetbalvelden. Het zal gepowered worden door een nieuw warehouse management systeem (WMS), dat op maat wordt gemaakt door een derde partij. De overstap naar zowel de nieuwe locatie als het nieuwe systeem betekent een gigantische verschuiving van zowel de fysieke goederenstromen als ook de datastromen. Maar daar mag de consument niets van merken. Vanzelfsprekend is deze hele operatie al goed voorbereid. De Director Operations is eindverantwoordelijk voor implementatie en nazorg van dit traject.

3. Verdere groeispurts en pieken faciliteren

Docdata en bol.com verwachten de komende jaren – net zoals nu – dertig tot veertig procent per jaar te groeien. Door het sneeuwbaleffect neemt de groei steeds verder toe, maar worden ook pieken zoals rond Sinterklaas en kerst steeds extremer. Op 21 december 2015 werden 350.000 cadeautjes en kerstdecoraties bij bol.com gekocht – op drukste moment werden er elf artikelen per seconde besteld. Naarmate het nieuwe distributiecentrum en WMS ingebed zijn, zal de Operations Director zich nog meer gaan richten op het faciliteren van deze groei. Het gaat daarbij niet alleen om lineaire schaalvergroting, maar ook om een toename in complexiteit.

4. Innovatie en efficiëntie vergroten

De organisaties hebben samen enorme groei en optimalisatie van klanttevredenheid waargemaakt. Daarbij zijn telkens innovatieve technieken toegepast om de efficiëntie steeds verder te vergroten. Door de toenemende aantallen, complexiteit en pieken wordt de noodzaak van innovatie en efficiëntie echter steeds groter. De Operations Director stuurt deze ontwikkeling en is verantwoordelijk dat Docdata en bol.com qua innovatie en efficiëntie ook de komende jaren toonaangevend blijven.

Organisatie

Aan het hoofd van Docdata staat President Michiel Alting von Geusau. De Director Operations bol.com is onderdeel van het management team. Aan de Director Operations bol.com rapporteren twee Managers Operations die de operationele en tactische sturing van de organisatie voor hun rekening nemen.