“Meer dan 98% van onze kandidaten blijft onze nieuwsbrief lezen. Schrijf je in en geef jouw carrière een boost.”
Marlies Hoogvliet - Partner
Top of Minds B.V. (waaronder elk van de Top of Minds entiteiten en bijkantoren vermeld onderaan deze paragraaf) (Top of Minds of wij) waardeert en respecteert de privacy van onze klanten, kandidaten en zakelijke partners en streeft ernaar de privacy en de vertrouwelijkheid te beschermen van persoonsgegevens die Top of Minds verwerkt in verband met de diensten die wij aan onze opdrachtgevers en kandidaten leveren. Top of Minds zal uw persoonsgegevens zorgvuldig en altijd in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving verwerken.
Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken in onze bedrijfsvoering (als een verwerkingsverantwoordelijke). Wij verzamelen, gebruiken, delen en verwerken persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden die in deze privacyverklaring worden genoemd of die wettelijk zijn toegestaan.
In deze privacyverklaring gebruiken we een aantal termen die een specifieke betekenis hebben onder de geldende privacyregels (zoals ‘persoonsgegevens’ of ‘verwerkingsverantwoordelijke’). Hoofdstuk 4 van deze privacyverklaring bevat een overzicht van deze gedefinieerde termen.
Top of Minds heeft een functionaris voor gegevensbescherming benoemd (data protection officer, DPO). Aarzel niet om contact op te nemen met onze DPO als u vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens door Top of Minds, wanneer u contact opneemt krijgt u uiterlijk binnen één maand reactie:
Naam: Martijn van Wingen
E-mail: privacy@topofminds.com
Reguliere post:
Top of Minds B.V.
T.a.v. Martijn van Wingen
Prins Hendriklaan 56
1075 BE Amsterdam
Persoonsgegevens zijn alle gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een naam, adres, e-mailadressen en e-mails, of een kopie van een paspoort, maar ook financiële gegevens of kopieën van e-mails en contracten, onder de voorwaarde dat dergelijke gegevens betrekking hebben op een natuurlijk persoon.
Top of Minds verwerkt uw persoonsgegevens alleen voor legitieme doeleinden. Bovendien zal het gebruik van uw persoonsgegevens ook steeds worden gerechtvaardigd op basis van een of meer van de wettelijke “verwerkingsgronden” die zijn opgenomen in de AVG.
De onderstaande opsomming bevat een korte uitleg van de verschillende wettelijke verwerkingsgronden onder de AVG op basis waarvan Top of Minds uw persoonsgegevens gebruikt.
Uitvoering van een overeenkomst: waar Top of Minds uw persoonsgegevens nodig heeft om een overeenkomst met u aan te gaan en/of onze diensten aan u te leveren.
Gerechtvaardigde belangen: waar Top of Minds uw persoonsgegevens gebruikt om een gerechtvaardigd belang te behartigen en onze redenen om uw persoonsgegevens te gebruiken zwaarder wegen dan het nadeel voor uw recht op bescherming van persoonsgegevens.
Juridische vorderingen: waar uw persoonsgegevens nodig zijn voor Top of Minds om u, ons of een derde partij te verdedigen, of een vordering tegen in te stellen.
Onze wettelijke verplichtingen: waar we verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verwerken volgens een wettelijke verplichting, voornamelijk als gevolg van onze status als een gereguleerde financiële instelling.
Toestemming: waar u hebt ingestemd met het gebruik van uw persoonsgegevens (in welk geval u een (digitaal) toestemmingsformulier hebt ontvangen met betrekking tot dergelijk gebruik. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door een kennisgeving aan onze DPO te sturen).
In deze paragraaf beschrijven wij de doeleinden waarvoor Top of Minds de verschillende categorieën persoonsgegevens verwerkt die wij verzamelen. Voor elk verwerkingsdoeleinde hebben we de toepasselijke verwerkingsgronden opgenomen op basis waarvan we het gebruik van uw persoonsgegevens rechtvaardigen:
Wij verzamelen persoonsgegevens rechtstreeks van u of via publiek toegankelijke bronnen (zoals Linkedin).
Wij bewaren uw persoonsgegevens op IT-systemen die zich bevinden in Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Alle IT-dienstverleners treden namens Top of Minds op als verwerker.
Top of Minds en haar IT dienstverleners hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om de verwerking van persoonsgegevens te beveiligen. Deze voorzorgsmaatregelen zijn afhankelijk van de gevoeligheid, het formaat, de locatie, de hoeveelheid, de distributie en de opslag van de persoonsgegevens, en omvatten maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Indien van toepassing, omvatten deze maatregelen de codering van communicatie via SSL, versleuteling van informatie tijdens opslag, firewalls, toegangscontroles, scheiding van taken, en soortgelijke beveiligingsprotocollen. We beperken de toegang tot persoonsgegevens tot personeel en derde partijen die toegang tot dergelijke informatie nodig hebben voor gerechtvaardigde en relevante zakelijke doeleinden.
Al onze personeelsleden, aannemers en derde partijen die toegang hebben tot uw persoonsgegevens en handelen op basis van de instructies van Top of Minds zijn verplicht tot geheimhouding en we gebruiken toegangscontroles om de toegang tot uw persoonsgegevens te beperken tot personen die dergelijke toegang nodig hebben voor de uitvoering van hun verantwoordelijkheden en taken.
Top of Minds heeft een informatiebeveiligingsbeleid ingevoerd en haar beveiligingsbeleid en -systemen worden regelmatig gecontroleerd. Top of Minds neemt de beveiliging van haar IT-infrastructuur erg serieus.
Top of Minds heeft verschillende verwerkers ingeschakeld om uw persoonsgegevens namens ons te verwerken, waaronder social media platforms voor marketingdoeleinden, IT dienstverleners, en overige dienstverleners.
Top of Minds is bevoegd om tussentijds deze privacyverklaring aan te passen. De meest recente versie van de privacyverklaring zal te allen tijde beschikbaar zijn op de website van Top of Minds.
Onder de AVG hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Deze rechten worden hieronder vermeld. Vragen over de privacyverklaring van Top of Minds dienen eerst te worden gericht aan onze DPO.
Houd er rekening mee dat bepaalde uitzonderingen van toepassing zijn op de uitoefening van deze rechten en het kan dus zo zijn dat u bepaalde rechten niet in alle situaties zult kunnen uitoefenen:
Deze rechten zijn onderhevig aan bepaalde uitzonderingen om het algemeen belang (bijvoorbeeld de preventie of opsporing van criminaliteit) en onze belangen te beschermen. Wij zullen op de meeste verzoeken binnen een termijn van 30 dagen reageren.
Volgens de geldende privacywetgeving (waaronder begrepen, maar niet beperkt tot, de AVG), hebben de onderstaande termen een gedefinieerde betekenis zoals uiteengezet in de onderstaande opsomming:
AVG
De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) nr. 2016/679. De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing in alle EU-lidstaten.
Persoonsgegevens
alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon („de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Verwerking van persoonsgegevens
een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke
een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.
Verwerker
een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/ dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, evenals genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid zijn verboden, of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten.