Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Top of Minds B.V. (einschließlich der am Ende dieses Absatzes genannten Unternehmen und Niederlassungen von Top of Minds) (Top of Minds oder wir) schätzen und respektieren die Privatsphäre unserer Kunden, Kandidaten und Geschäftspartner und verpflichten sich, die Privatsphäre und die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu schützen, die Top of Minds im Zusammenhang mit den Dienstleistungen, die wir unseren Kunden und Kandidaten anbieten, verarbeitet. Top of Minds wird Ihre persönlichen Daten sorgfältig und stets in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften verarbeiten.

In dieser Datenschutzerklärung wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit (als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher) verwenden. Wir erheben, verwenden, teilen und verarbeiten personenbezogene Daten, die für die in dieser Datenschutzerklärung dargelegten Zwecke erforderlich oder die gesetzlich zulässig sind.

In diesem Datenschutzhinweis verwenden wir eine Reihe von Begriffen, die nach den geltenden Datenschutzvorschriften eine besondere Bedeutung haben (z. B. „personenbezogene Daten“ oder „für die Datenverarbeitung Verantwortlicher“). Abschnitt 4 dieser Datenschutzerklärung enthält einen Überblick über diese definierten Begriffe.

Top of Minds hat einen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. Zögern Sie also nicht, sich an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden, wenn Sie Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Top of Minds haben; wenn Sie sich an uns wenden, werden Sie spätestens innerhalb eines Monats eine Antwort erhalten:

Name: Martijn van Wingen

E-Mail: privacy@topofminds.com

Normale Post:
Top of Minds B.V.
z.Hd. Martijn van Wingen
Prins Hendriklaan 56
1075 BE Amsterdam

2. Was machen wir mit Ihren personenbezogenen Daten?

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adressen und E-Mails oder eine Kopie des Reisepasses, aber auch Finanzdaten oder Kopien von E-Mails und Verträgen, sofern sich solche Daten auf eine natürliche Person beziehen.

Welche personenbezogenen Daten sammeln und verarbeiten wir?

• (a) Ihre Kontaktdaten und Ihren Lebenslauf ►, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Anschrift (und des Nachweises Ihrer Anschrift), Ihres Geschlechts, Ihres Geburtsdatums, Ihrer Ausbildung, Ihrer Berufserfahrung, Ihrer E-Mail-Adresse, Ihrer Telefonnummer, Ihrer Staatsangehörigkeit, Ihres Lebenslaufs und aller anderen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen (z. B. wenn Sie Ihrem Lebenslauf ein Foto beifügen). Unter bestimmten Umständen können wir Sie auch um Angaben zu Ihrem Gehalt bitten.
• (b) Potenziell interessante Stellenangebote ►, auf die Sie sich beworben haben oder für die wir Sie in Betracht gezogen und angesprochen oder nicht angesprochen haben.
• (c) Gesprächsnotizen und Korrespondenz ► persönliche Aufzeichnungen über Kontaktmomente (per Telefon oder persönliche Gespräche) und E-Mail-Korrespondenz mit Ihnen.

Welche Rechtsgrundlage haben wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

Top of Minds verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten nur für rechtmäßige Zwecke. Darüber hinaus wird die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten immer auf der Grundlage eines oder mehrerer der in der DSGVO aufgeführten rechtlichen „Gründe für die Verarbeitung“ gerechtfertigt sein.

Die folgende Liste enthält eine kurze Erläuterung der verschiedenen rechtlichen Verarbeitungsgründe gemäß DSGVO, auf deren Grundlage Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten verwendet.

Ausführung eines Vertrages: wenn Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten benötigt, um einen Vertrag mit Ihnen zu schließen und/oder Ihnen unsere Dienstleistungen zu erbringen.

Berechtigtes Interesse: wenn Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten verwendet, um ein berechtigtes Interesse zu verfolgen, und unsere Gründe für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten die Beeinträchtigung Ihres Rechts auf den Schutz personenbezogener Daten überwiegen.

Rechtliche Ansprüche: wenn Ihre persönlichen Daten von Top of Minds benötigt werden, um Sie, uns oder einen Dritten zu verteidigen oder um einen Anspruch gegen geltend zu machen.

Unsere gesetzlichen Verpflichtungen: wenn wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung verarbeiten müssen, hauptsächlich aufgrund unseres Status als reguliertes Finanzinstitut.

Zustimmung: wenn Sie der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben (in diesem Fall haben Sie eine (digitale) Einwilligungserklärung zu dieser Verwendung erhalten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie eine entsprechende Mitteilung an unseren Datenschutzbeauftragten senden).

Zu welchen Zwecken erhebt Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten und auf welche Verarbeitungsgründe stützen wir uns bei deren Verwendung?

In diesem Abschnitt beschreiben wir die Zwecke, für die Top of Minds die verschiedenen Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir sammeln, verarbeitet. Für jeden Verarbeitungszweck haben wir die entsprechenden Verarbeitungsgründe angegeben, mit denen wir die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten rechtfertigen:

• (a) Zur Beurteilung Ihrer Bewerbung für eine bestimmte Stelle ► In dem Moment, in dem wir Ihre Bewerbung für ein bestimmtes Stellenangebot oder Ihr Interesse an einem offenen Gespräch über mögliche Karrieremöglichkeiten erhalten, werden wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Ihre Eignung für diese und andere Stellen zu beurteilen.
  • Verarbeitungsgrund/gründe: unsere Dienstleistungen für Bewerber (Vertragserfüllung), ausdrückliche Zustimmung (Sie können jederzeit entscheiden, dass Ihre Daten aus unserer Datenbank gelöscht werden)
• (b) Um Ihnen in Zukunft geeignete Stellen anbieten zu können ► Wir werden zudem Ihr Profil (einschließlich Ihrer persönlichen Daten) verarbeiten und Sie per E-Mail, Telefon, Newsletter und über soziale Medien über potenziell geeignete Stellen auf dem Laufenden halten.
  • Verarbeitungsgrund/gründe: unsere Dienstleistungen für Bewerber (Vertragserfüllung), ausdrückliche Zustimmung (Sie können jederzeit entscheiden, dass Ihre Daten aus unserer Datenbank gelöscht werden)
• (c) Zur Erbringung von Dienstleistungen für unsere Auftraggeber ► Top of Minds benötigt personenbezogene Daten von Auftraggebern für die Ausführung unserer Vereinbarung(en) mit diesen. Dazu gehört auch die Verwendung Ihrer persönlichen Daten, um sicherzustellen, dass Top of Minds seine Dienstleistungen für seine Auftraggeber erbringen kann.
  • Verarbeitungsgrund/gründe: (Vorbereitung der) Ausführung eines Vertrags, rechtliche Verpflichtungen, berechtigte Interessen (damit wir unsere Dienstleistungen erbringen können und gegebenenfalls personenbezogene Daten zwischen verschiedenen Top of Minds-Einheiten austauschen können).
• (d) Zu Marketingzwecken ► Wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Sie per E-Mail zu kontaktieren (zu Marketingzwecken). Sie können sich für diese Marketingkommunikation jederzeit abmelden. Wir werden Sie nur auf unsere eigenen Produkte und Dienstleistungen aufmerksam machen und Ihre Kontaktdaten zu diesem Zweck nicht an Dritte weitergeben (mit Ausnahme von Dritten, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, wie z. B. Social-Media-Plattformen).
  • Verarbeitungsgrund/gründe: berechtigte Interessen (um uns Werbung für unsere Finanzdienstleistungen und -produkte zu ermöglichen) und die ausdrückliche Zustimmung, siehe dazu unsere Cookie-Erklärung (Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen).
• (e) Zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und zur Änderung unserer Geschäftsstruktur ► Top of Minds kann Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder Ermittlungen an Dritte weitergeben, z. B. an Behörden und prozessführende Dritte (in diesem Fall sind diese Dritten nicht Datenverantwortliche im Namen von Top of Minds und verarbeiten personenbezogene Daten für ihre eigenen Zwecke). Wir können Ihre persönlichen Daten auch an potenzielle Käufer oder Investoren eines Teils des Geschäfts von Top of Minds im Zusammenhang mit einem Kauf oder einer Investition weitergeben.
  • Verarbeitungsgrund/gründe: gesetzliche Verpflichtungen, Rechtsansprüche, unsere berechtigten Interessen (um uns die Zusammenarbeit mit Strafverfolgungsbehörden und Regulierungsbehörden zu ermöglichen und Top of Minds zu erlauben, die betrieblichen Aktivitäten zu ändern).

Woher erhalten wir Ihre persönlichen Daten?

Wir sammeln personenbezogene Daten direkt von Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie LinkedIn).

Wo bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten auf IT-Systemen in den Niederlanden und im Vereinigten Königreich. Alle IT-Dienstleister handeln als Auftragsverarbeiter im Namen von Top of Minds.

Wie schützt Top of Minds meine personenbezogenen Daten?

Top of Minds und seine IT-Dienstleister haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der Verarbeitung personenbezogener Daten getroffen. Diese Vorsorgemaßnahmen hängen von der Sensibilität, dem Format, dem Ort, der Menge, der Verteilung und der Speicherung der personenbezogenen Daten ab und umfassen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor unbefugtem Zugriff. Zu diesen Maßnahmen gehören gegebenenfalls die Verschlüsselung der Kommunikation über SSL, die Verschlüsselung von Informationen während der Speicherung, Firewalls, Zugangskontrollen, Aufgabentrennung und ähnliche Sicherheitsprotokolle. Wir beschränken den Zugang zu personenbezogenen Daten auf Mitarbeiter und Dritte, die den Zugang zu diesen Informationen für legitime und relevante Geschäftszwecke benötigen.

Alle unsere Mitarbeiter, Auftragnehmer und Dritten, die Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben und auf Anweisung von Top of Minds handeln, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet, und wir verwenden Zugangskontrollen, um den Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten auf diejenigen zu beschränken, die diesen Zugang benötigen, um ihre Verantwortung und Aufgaben zu erfüllen.

Top of Minds hat eine Informationssicherheitspolitik eingeführt, und die Sicherheitsmaßnahmen und -systeme werden regelmäßig überprüft. Top of Minds nimmt die Sicherheit seiner IT-Infrastruktur sehr ernst.

Geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Top of Minds hat verschiedene Auftragsverarbeiter mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Namen beauftragt, darunter Social-Media-Plattformen für Marketingzwecke, IT-Dienstleister und andere Dienstleister.

Änderungen an dieser Datenschutzerklärung

Top of Minds ist berechtigt, diese Datenschutzerklärung in der Zwischenzeit zu ändern. Die aktuellste Version der Datenschutzerklärung ist jederzeit auf der Website von Top of Minds verfügbar.

3. Was sind Ihre Rechte?

Unter der DSGVO haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese Rechte werden nachstehend aufgeführt. Fragen zur Datenschutzerklärung von Top of Minds sollten zunächst an unseren Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

Bitte beachten Sie, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Ausnahmen gelten, so dass Sie bestimmte Rechte möglicherweise nicht in allen Situationen ausüben können:

• (a) Recht auf Einsichtnahme: Sie haben ein Recht auf Einsicht in Ihre persönlichen Daten und können im Allgemeinen innerhalb eines Monats nach Ihrer Anfrage an Top of Minds Zugang zu allen persönlichen Daten erhalten, die wir über Sie gespeichert haben.
• (b) Korrektur: Sie können uns auffordern, Unrichtigkeiten in Ihren personenbezogenen Daten zu korrigieren.
• (c) Entfernen: Sie können unter bestimmten Umständen die Löschung personenbezogener Daten verlangen. Wir werden dann angemessene Maßnahmen ergreifen, um andere Auftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie die Löschung von Links zu Ihren personenbezogenen Daten sowie von Kopien oder Repliken dieser Daten beantragt haben.
• (d) Einschränkung der Verarbeitung: Sie können uns auffordern, die Verarbeitung personenbezogener Daten unter bestimmten Umständen einzuschränken, z. B. wenn die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird.
• (e) Übertragbarkeit: Sie können von uns verlangen, dass Sie die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und die wir in strukturierter, allgemein verwendeter und maschinenlesbarer Form aufbewahren, von uns erhalten, um diese beispielsweise an einen Dritten zu übermitteln.
• (f) Eine Beschwerde einreichen: Sie können eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Top of Minds bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land einreichen (in den Niederlanden ist dies zum Beispiel die niederländische Datenschutzbehörde).

Diese Rechte unterliegen bestimmten Ausnahmen zum Schutz des öffentlichen Interesses (z. B. zur Verhinderung oder Aufdeckung von Straftaten) und unserer Interessen. Wir werden die meisten Anfragen innerhalb von 30 Tagen beantworten.

4. Einige rechtliche Bedingungen

Gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf das DSGVO) haben die nachstehenden Begriffe eine definierte Bedeutung, wie in der nachstehenden Aufzählung dargelegt:

DSGVO
Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU) Nr. 2016/679. Die DSGVO gilt ab dem 25. Mai 2018 in allen europäischen Mitgliedsstaaten.

Persönliche Daten
Alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person (die „betroffene Person“) beziehen; als bestimmbar wird eine Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Ein mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder eine Reihe von Vorgängen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten oder einer Reihe personenbezogener Daten wie das Erheben, das Speichern, die Organisation, die Strukturierung, die Aufbewahrung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Benutzung, die Weitergabe durch Übermittlung, Verbreitung oder jede andere Form der Bereitstellung, die Kombination oder die Verknüpfung sowie das Sperren, Löschen oder Vernichten.

Verarbeitungsverantwortlicher
Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder jede andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; werden die Zwecke und Mittel der Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten bestimmt, so können diese festlegen, wer der für die Verarbeitung Verantwortliche ist oder nach welchen Kriterien er zu bestimmen ist.

Auftragsverarbeiter
Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet.

Besondere Kategorien von personenbezogenen Daten
Verboten sind personenbezogene Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer Person oder Gesundheitsdaten, Daten über das Sexualverhalten oder die sexuelle Ausrichtung einer Person sowie personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.