Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 29. September 2026

1. Einleitung

In unserem Geschäft sind Vertraulichkeit und Datenschutz wesentlich. Top of Minds Group B.V. (einschließlich aller am Ende dieses Kapitels genannten Gesellschaften und Niederlassungen von Top of Minds) (Top of Minds oder wir) schätzt und respektiert daher die Privatsphäre unserer Kunden, Kandidaten und Geschäftspartner und bemüht sich, die Privatsphäre und die Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten zu schützen, die Top of Minds im Zusammenhang mit den Dienstleistungen verarbeitet, die wir unseren Nutzern und Kandidaten anbieten. Top of Minds verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten sorgfältig und stets in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften.

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit (als Verantwortlicher) verwenden. Wir erheben, verwenden, teilen und verarbeiten personenbezogene Daten, die für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich oder gesetzlich zulässig sind.

In dieser Datenschutzerklärung verwenden wir eine Reihe von Begriffen, die nach den geltenden Datenschutzvorschriften eine bestimmte Bedeutung haben (wie „personenbezogene Daten“ oder „Verantwortlicher“). Kapitel 4 dieser Datenschutzerklärung enthält eine Übersicht über diese Begriffe.

Top of Minds hat einen Datenschutzkoordinator als Ansprechpartner für den Datenschutz benannt. Wenden Sie sich gerne an unseren Datenschutzkoordinator, wenn Sie Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Top of Minds haben. Wenn Sie sich an uns wenden, erhalten Sie spätestens innerhalb eines Monats eine Antwort.

Datenschutzkoordinator: Martijn van Wingen

E-Mail: privacy@topofminds.com

Post:
Top of Minds Group B.V.
z. Hd. Martijn van Wingen
Prins Hendriklaan 41
1075 BA Amsterdam
Niederlande

Diese Datenschutzerklärung gilt für die folgenden Gesellschaften und Niederlassungen von Top of Minds:

Top of Minds Group B.V., Prins Hendriklaan 41, 1075 BA Amsterdam, Niederlande (Handelskammer Nr. 64926753)
Top of Minds B.V., Prins Hendriklaan 41, 1075 BA Amsterdam, Niederlande (Handelskammer Nr. 34286423)
Top of Minds Rotterdam B.V., Prins Hendriklaan 41, 1075 BA Amsterdam, Niederlande, mit Büro im Maastoren, Wilhelminakade 99-B, 3072 AP Rotterdam (Handelskammer Nr. 90131940)
Top of Minds Germany GmbH, Grüneburgweg 58-62, 60322 Frankfurt am Main, Deutschland (Handelsregister HRB 127547)
Top of Minds Madrid SL, Calle Marqués de la Ensenada 2, planta 4, 28001 Madrid, Spanien (CIF B09863051)
Het PA Bureau B.V., Prins Hendriklaan 41, 1075 BA Amsterdam, Niederlande (Handelskammer Nr. 83282076)
Chapter Data B.V., Prins Hendriklaan 41, 1075 BA Amsterdam, Niederlande (Handelskammer Nr. 90475682)
Top of Minds Employer Marketing B.V., Prins Hendriklaan 41, 1075 BA Amsterdam, Niederlande (Handelskammer Nr. 85041548)

2. Was tun wir mit Ihren personenbezogenen Daten?

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, wie Name, Adresse, E-Mail-Adressen und E-Mails oder eine Kopie eines Reisepasses, aber auch Finanzdaten oder Kopien von E-Mails und Verträgen, sofern sich diese Daten auf eine natürliche Person beziehen.

Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir über Sie?

Kontaktdaten und Lebenslauf → darunter Ihr Name, Ihre Adresse, Ihr Geschlecht, Ihr Geburtsdatum, Ihre Ausbildung, Ihre Berufserfahrung, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihre Staatsangehörigkeit, Ihr Lebenslauf und alle weiteren Angaben, die Sie uns gemacht haben (etwa wenn Sie Ihrem Lebenslauf ein Foto beifügen). Unter bestimmten Umständen bitten wir Sie auch um Gehaltsangaben. Dazu können auch Ihre Gehaltsvorstellung, Referenzen und Informationen aus Ihren öffentlichen beruflichen Profilen (wie LinkedIn) gehören.

Potenziell interessante Stellen und ob wir Sie für passend halten → Stellen, auf die Sie sich beworben haben oder für die wir Sie bei der Beratung unserer Kunden in Betracht gezogen haben.

Gesprächsnotizen und Korrespondenz → persönliche Berichte über Kontakte (telefonisch oder in persönlichen Gesprächen) und der E-Mail-Verkehr mit Ihnen.

Website-Nutzung → die Seiten auf https://topofminds.com/ werden von Top of Minds veröffentlicht. Wenn Sie unsere Website besuchen, erheben wir einige grundlegende Informationen, etwa die Herkunft des Links, über den Sie auf unsere Website gelangt sind, den Domainnamen Ihres Internetanbieters, Ihre IP-Adresse, die von Ihnen aufgerufenen Seiten und die Links, die Sie angeklickt haben. Weitere Informationen finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

Unsere Marketingaktivitäten → wir halten fest, welche Marketingpräferenzen Sie haben, welche Marketingmitteilungen wir Ihnen bereits zugesandt haben (einschließlich unserer Newsletter) und wie Sie mit diesen Mitteilungen umgegangen sind.

Nutzung von Social-Media-Plattformen → wir können personenbezogene Daten über Sie erhalten, wenn Sie mit unseren Inhalten auf Social-Media-Plattformen wie LinkedIn interagieren oder wenn wir mit diesen Plattformen (einschließlich LinkedIn) arbeiten.

Wir verarbeiten nicht absichtlich besondere Kategorien personenbezogener Daten oder personenbezogene Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten.

Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Top of Minds verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu rechtmäßigen Zwecken. Die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten stützt sich zudem stets auf eine oder mehrere der in der DSGVO vorgesehenen Rechtsgrundlagen.

Nachfolgend erläutern wir kurz die verschiedenen Rechtsgrundlagen der DSGVO, auf deren Basis Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten verwendet.

Vertragserfüllung: wenn Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten benötigt, um Ihnen unsere Dienstleistungen zu erbringen, indem wir Sie über potenziell interessante Stellen informieren und Sie fortlaufend mit unseren Kunden zusammenbringen.

Berechtigtes Interesse: wenn Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses verwendet und unsere Gründe für die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten schwerer wiegen als die Beeinträchtigung Ihres Rechts auf Schutz personenbezogener Daten.

Rechtliche Verpflichtung: wenn wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung zu verarbeiten.

Einwilligung: wenn Sie in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben (in diesem Fall haben Sie ein (digitales) Einwilligungsformular zu dieser Verwendung erhalten). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit durch eine Mitteilung an unseren Datenschutzkoordinator widerrufen.

Zu welchen Zwecken erhebt Top of Minds Ihre personenbezogenen Daten und auf welche Rechtsgrundlagen stützen wir uns?

In diesem Kapitel beschreiben wir die Zwecke, zu denen Top of Minds die verschiedenen Kategorien der von uns erhobenen personenbezogenen Daten verarbeitet. Zu jedem Zweck nennen wir die Rechtsgrundlage, auf die wir uns stützen, und die dabei verarbeiteten Datenkategorien.

(a) Beurteilung Ihrer Bewerbung auf eine bestimmte Stelle → sobald wir Ihre Bewerbung auf eine bestimmte Stelle oder Ihr Interesse an einem offenen Gespräch über mögliche berufliche Optionen erhalten, verwenden wir Ihre personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für diese und andere Positionen zu beurteilen. Diese Dienstleistung ist für Sie kostenlos.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.

Verarbeitete Daten: Kontaktdaten und Lebenslauf, potenziell interessante Stellen, Gesprächsnotizen und Korrespondenz sowie Nutzung von Social-Media-Plattformen.

(b) Um Ihnen künftig potenziell interessante Positionen anbieten zu können → solange Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen möchten, verarbeiten wir Ihr Profil (einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten) weiter und informieren Sie per E-Mail, Telefon, Newsletter und über soziale Medien über mögliche passende Positionen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.

Verarbeitete Daten: Kontaktdaten und Lebenslauf, potenziell interessante Stellen, Gesprächsnotizen und Korrespondenz sowie Nutzung von Social-Media-Plattformen.

(c) Für unsere Dienstleistungen gegenüber unseren Kunden → wenn Sie Ansprechpartner bei einem Kunden oder potenziellen Kunden oder ein Geschäftspartner oder Lieferant sind, verarbeiten wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, unsere Korrespondenz und Notizen zu unseren Kontakten mit Ihnen, um unsere Verträge vorzubereiten, abzuschließen und zu erfüllen und unsere Geschäftsbeziehung zu pflegen.

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse (Erbringung unserer Dienstleistungen und Pflege unserer Geschäftsbeziehungen).

Verarbeitete Daten: Kontaktdaten, Gesprächsnotizen und Korrespondenz.

(d) Zu Marketingzwecken → wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um Sie per E-Mail zu Marketingzwecken zu kontaktieren, einschließlich des Versands allgemeiner oder gezielter Newsletter. Sie können sich jederzeit von dieser Marketingkommunikation abmelden. Wir machen Sie ausschließlich auf unsere eigenen Dienstleistungen aufmerksam und geben Ihre Kontaktdaten nicht zu deren Marketingzwecken an Dritte weiter. Informationen zu den auf unserer Website verwendeten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.

Rechtsgrundlage: Einwilligung (soweit gesetzlich vorgeschrieben) und berechtigtes Interesse (in allen anderen Fällen: um unsere Dienstleistungen zu vermarkten).

Verarbeitete Daten: Kontaktdaten und Lebenslauf, Website-Nutzung und unsere Marketingaktivitäten.

(e) Verbesserung und Weiterentwicklung unseres Geschäfts → wir können Ihre personenbezogenen Daten verwenden, um die Nutzung unserer Website zu analysieren, Verbesserungen vorzunehmen und zu erkennen, welche Inhalte unsere Nutzer besonders interessieren.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Verbesserung unserer Dienstleistungen und besseres Verständnis unserer Nutzer).

Verarbeitete Daten: Website-Nutzung.

(f) Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen und Vorgehen gegen rechtswidriges Handeln und Fehlverhalten → Top of Minds kann Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder Untersuchungen an Dritte wie Behörden weitergeben (diese Dritten verarbeiten personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken).

Rechtsgrundlage: rechtliche Verpflichtung (soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung erforderlich ist) und berechtigtes Interesse (in allen anderen Fällen: um mit Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden zusammenzuarbeiten und Top of Minds den Schutz seiner Mitarbeiter und seines Geschäfts zu ermöglichen).

Verarbeitete Daten: Kontaktdaten und Lebenslauf, potenziell interessante Stellen, Gesprächsnotizen und Korrespondenz, Website-Nutzung, unsere Marketingaktivitäten und Nutzung von Social-Media-Plattformen.

(g) Geltendmachung und Abwicklung von Rechtsansprüchen → wir können Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit (möglichen) Streitigkeiten und/oder Rechtsstreitigkeiten verarbeiten, auch indem wir sie an prozessführende Dritte weitergeben (diese Dritten verarbeiten personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken).

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Feststellung und/oder Ausübung unserer Rechte).

(h) Überprüfung und Änderung unserer Unternehmensstruktur → wir können Ihre personenbezogenen Daten potenziellen Käufern von oder Investoren in Teile der Geschäftstätigkeit von Top of Minds im Rahmen eines Kaufs oder einer Investition oder unseren Konzerngesellschaften im Rahmen einer Umstrukturierung oder Optimierung unseres Geschäfts zur Verfügung stellen.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (um Top of Minds die Änderung seiner Geschäftstätigkeit zu ermöglichen).

Verarbeitete Daten: Kontaktdaten und Lebenslauf, potenziell interessante Stellen, Gesprächsnotizen (einschließlich Beurteilungen Ihrer Eignung für eine bestimmte Stelle) und Korrespondenz, Website-Nutzung, unsere Marketingaktivitäten und Nutzung von Social-Media-Plattformen.

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Unsere Aufbewahrungsfristen für personenbezogene Daten richten sich nach unseren geschäftlichen Erfordernissen und den gesetzlichen Anforderungen. Wir speichern personenbezogene Daten so lange, wie es für die Zwecke, zu denen sie erhoben wurden, und für alle anderen zulässigen damit verbundenen Zwecke erforderlich ist. Unsere Aufbewahrungsrichtlinie für Kandidatendaten beträgt höchstens 7 Jahre nach unserem letzten nachweisbaren Kontakt mit Ihnen (etwa ein Gespräch, eine Bewerbung oder Korrespondenz). Sie können uns jederzeit bitten, Sie aus unserer Datenbank zu löschen. Daten zu einer abgeschlossenen Vermittlung können so lange aufbewahrt werden, wie wir gesetzlich zur Aufbewahrung der zugehörigen Unterlagen verpflichtet sind.

Wenn wir personenbezogene Daten nicht mehr benötigen, anonymisieren wir sie unwiderruflich oder vernichten sie auf sichere Weise.

Woher beziehen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir erheben personenbezogene Daten direkt bei Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie LinkedIn).

Wo speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten auf IT-Systemen in der Europäischen Union. Einige unserer Auftragsverarbeiter, darunter der Anbieter unserer Recruiting-Software und Anbieter von KI-Werkzeugen, können personenbezogene Daten außerhalb des EWR verarbeiten; die von uns angewandten Garantien finden Sie unter „Geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?“. Alle IT-Dienstleister handeln als Auftragsverarbeiter im Namen von Top of Minds und sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wie schützt Top of Minds meine personenbezogenen Daten?

Top of Minds und seine IT-Dienstleister haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Verarbeitung personenbezogener Daten getroffen. Diese Maßnahmen richten sich nach Sensibilität, Format, Speicherort, Menge, Verteilung und Speicherung der personenbezogenen Daten und umfassen Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff. Soweit anwendbar, gehören dazu die Verschlüsselung der Kommunikation über SSL, die Verschlüsselung gespeicherter Informationen, Firewalls, Zugriffskontrollen und vergleichbare Sicherheitsprotokolle. Wir beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten auf Mitarbeiter und Dritte, die diesen Zugriff für rechtmäßige und relevante Geschäftszwecke benötigen.

Alle unsere Mitarbeiter, Auftragnehmer und Dritten, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben und auf Weisung von Top of Minds handeln, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Wir nutzen Zugriffskontrollen, um den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf Personen zu beschränken, die ihn für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Top of Minds überprüft seine Sicherheitsmaßnahmen und Systeme regelmäßig gemeinsam mit seinem IT-Dienstleister. Top of Minds nimmt die Sicherheit seiner IT-Infrastruktur sehr ernst.

Geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Top of Minds hat mehrere Auftragsverarbeiter beauftragt, Ihre personenbezogenen Daten in unserem Namen zu den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecken zu verarbeiten, darunter IT-Dienstleister. Diese Auftragsverarbeiter sind vertraglich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten außerdem an die folgenden Kategorien von Empfängern zu den folgenden Zwecken weitergeben:

Unsere Kunden: wenn Sie Kandidat in einer Suche sind, geben wir Ihr Profil und, soweit relevant, Assessment-Ergebnisse an den Kunden weiter, für den wir die Suche durchführen. Wir stellen Sie keinem Kunden vor, ohne Sie zuvor darüber zu informieren.
Andere in Kapitel 1 genannte Konzerngesellschaften von Top of Minds, soweit dies erforderlich ist, um unsere Dienstleistungen über unsere Büros und Länder hinweg zu erbringen.
Unsere Auftragsverarbeiter: Anbieter unserer Recruiting-Software, IT- und Kommunikationsdienste, Assessment-Tools und KI-Werkzeuge, die personenbezogene Daten in unserem Namen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeiten. Informationen zu unseren Auftragsverarbeitern erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzkoordinator.
Rechtsberater, soweit erforderlich, um Rechtsansprüche zu prüfen, geltend zu machen oder abzuwehren.
Strafverfolgungsbehörden, wenn wir gesetzlich, durch ein Gerichtsverfahren, eine Vorschrift oder eine Verordnung dazu verpflichtet sind oder um auf eine Vorladung, einen Durchsuchungsbefehl oder ein anderes rechtmäßiges Ersuchen zu reagieren, sowie soweit erforderlich zur Verhütung oder Aufdeckung von Straftaten oder zur Festnahme oder Verfolgung von Straftätern.
Behörden, Aufsichtsbehörden und öffentliche Stellen, soweit dies zur Erfüllung unserer gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Verpflichtungen erforderlich ist oder im Zusammenhang mit der Untersuchung eines vermuteten oder tatsächlichen rechtswidrigen Handelns.
Rechtsnachfolger und Konzerngesellschaften, wenn wir eine Konzerngesellschaft oder einen Geschäftsbereich verkaufen oder übertragen oder eine andere Organisation ganz oder teilweise erwerben oder mit ihr fusionieren. Personenbezogene Daten können dann im Rahmen unserer Due-Diligence-Prüfung an relevante Dritte weitergegeben und an die erwerbende Gesellschaft übertragen werden (soweit zutreffend).
Interne und externe Prüfer, soweit dies für die Durchführung von Unternehmensprüfungen oder die Untersuchung einer Beschwerde oder Sicherheitsbedrohung erforderlich ist.
Geschäftspartner, die mit Top of Minds an Projekten oder Dienstleistungen zusammenarbeiten. Weitere Informationen zu deren Datenschutzpraxis finden Sie in deren Datenschutzerklärungen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Empfänger außerhalb des EWR übermitteln, verlangen wir, dass eine der folgenden geeigneten Garantien gemäß DSGVO vorliegt: ein Beschluss der Europäischen Kommission, dass das Land, in das Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden, ein angemessenes Datenschutzniveau bietet; oder, falls ein solcher Beschluss fehlt, dass die Verträge mit diesen Empfängern die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (SCC) enthalten. Wenden Sie sich an unseren Datenschutzkoordinator, wenn Sie eine Kopie der konkreten Garantien für die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erhalten möchten.

Was geschieht, wenn Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitstellen?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig. Wenn Sie sich jedoch entscheiden, Ihre personenbezogenen Daten nicht bereitzustellen, können wir Ihnen unsere Dienstleistungen möglicherweise nicht erbringen. In diesem Fall müssen wir die Dienstleistung, die Sie bei uns in Anspruch nehmen, möglicherweise beenden; wir informieren Sie, wenn dies der Fall ist.

Automatisierte Verarbeitung, künstliche Intelligenz und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung liegt vor, wenn ein elektronisches System personenbezogene Daten verwendet, um ohne menschliches Eingreifen eine Entscheidung zu treffen. Profiling ist die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bewertung bestimmter persönlicher Aspekte, etwa die Analyse Ihrer Fähigkeiten und Erfahrung zur Beurteilung Ihrer Eignung für Positionen.

Top of Minds setzt Software mit künstlicher Intelligenz (KI) zur Unterstützung unserer Berater ein. Wir nutzen sie zu folgenden Zwecken:

Erkennen und Weiterleiten geschäftlicher Anfragen: eingehende E-Mails an unsere geschäftlichen Adressen werden automatisch auf Hinweise auf einen neuen Auftrag oder eine Kundenanfrage geprüft, damit sie schnell den richtigen Berater erreichen. Nur Nachrichten, die als geschäftliche Anfrage erkannt wurden, werden dem Team angezeigt, einschließlich des Textes der Nachricht; andere Nachrichten werden in diesem Prozess von niemandem gelesen. Erkannte Nachrichten werden in unseren internen Systemen nur so lange aufbewahrt, wie es für die Nachverfolgung erforderlich ist, und eine irrtümlich erkannte Nachricht wird gelöscht.
Vorprüfung von Lebensläufen: wenn Sie sich bewerben oder bei uns registrieren, können wir KI einsetzen, um zu prüfen, ob es aktuell eine passende Stelle gibt und welcher Berater am besten mit Ihnen sprechen sollte, damit wir Sie schneller informieren können.
Texte und Analysen: unsere Berater nutzen KI-Werkzeuge als Unterstützung beim Verfassen von Texten und beim Analysieren von Informationen, etwa Stellenbeschreibungen und Kandidatenzusammenfassungen.

Darüber hinaus erfassen wir im Rahmen unserer Dienstleistungen Bewertungen zu Kandidaten in unseren Systemen, etwa Ratings, Tags und die Ergebnisse von Persönlichkeitsassessments, die während einer Suche durchgeführt wurden. Diese können wir nutzen, um in künftigen Suchen passende Möglichkeiten für Sie zu ermitteln.

Dieses Profiling erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Erbringung wirksamer Recruiting-Dienstleistungen. KI und Profiling unterstützen unsere Berater, ersetzen aber nie das menschliche Urteil. Ein Berater prüft stets das Ergebnis, bevor eine Entscheidung über Sie getroffen wird, und es wird über Sie keine ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidung getroffen, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. KI wird nie eingesetzt, um einen Kandidaten automatisch abzulehnen.

Die von uns eingesetzten KI-Werkzeuge werden von spezialisierten Anbietern bereitgestellt, die als Auftragsverarbeiter in unserem Namen auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags handeln. Einige dieser Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten in den Vereinigten Staaten; die von uns angewandten Garantien finden Sie unter „Geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?“. Unser wichtigster KI-Anbieter verwendet unsere Daten nicht zum Training seiner Modelle und speichert Eingaben und Ausgaben höchstens 30 Tage zu Sicherheitszwecken. Das Ergebnis automatisierter Vorprüfungen wird nur so lange aufbewahrt, wie es für die betreffende Suche erforderlich ist.

Sollte sich unser Einsatz automatisierter Verarbeitung in einer Weise ändern, die Sie betreffen kann, aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung, bevor diese Verarbeitung stattfindet. Sie haben jederzeit das Recht, dem Profiling zu widersprechen, indem Sie sich über die oben genannten Kontaktdaten an unseren Datenschutzkoordinator wenden.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Top of Minds ist berechtigt, diese Datenschutzerklärung zwischenzeitlich zu ändern. Die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung ist jederzeit auf der Website von Top of Minds verfügbar.

3. Welche Rechte haben Sie?

Nach der DSGVO haben Sie bestimmte Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten. Diese Rechte sind nachstehend aufgeführt. Fragen zur Datenschutzerklärung von Top of Minds sind zunächst an unseren Datenschutzkoordinator zu richten.

Bitte beachten Sie, dass für die Ausübung dieser Rechte bestimmte Ausnahmen gelten, sodass Sie bestimmte Rechte möglicherweise nicht in allen Situationen ausüben können:

(a) Auskunftsrecht: Sie haben das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
(b) Berichtigung: Sie können uns bitten, Unrichtigkeiten in Ihren personenbezogenen Daten zu berichtigen.
(c) Löschung: Sie können uns unter bestimmten Umständen bitten, personenbezogene Daten zu löschen. In diesem Fall ergreifen wir angemessene Maßnahmen, um andere Auftragsverarbeiter, die die personenbezogenen Daten in unserem Namen verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie die Löschung von Links zu Ihren personenbezogenen Daten sowie von Kopien oder Replikationen verlangt haben.
(d) Einschränkung der Verarbeitung: Sie können uns unter bestimmten Umständen bitten, die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuschränken, während Beschwerden geklärt werden, etwa wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten.
(e) Widerspruch: Sie können unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.
(f) Datenübertragbarkeit: Sie können uns bitten, die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben und die wir in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format speichern, an einen Dritten zu übermitteln.
(g) Widerruf der Einwilligung: in den begrenzten Fällen, in denen Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen und eine weitere Verarbeitung zu verhindern. Der Widerruf Ihrer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
(h) Ablehnung von Marketing: Sie haben das Recht, uns jederzeit aufzufordern, Ihre personenbezogenen Daten nicht für Direktmarketing zu verarbeiten. Dazu können Sie die Abmeldeoption in jeder Marketingmitteilung (einschließlich Newsletter) nutzen, die Sie von uns erhalten. Wenn Sie sich vom Marketing abmelden, können wir Ihre Daten in einer Sperrliste führen, damit wir wissen, dass Sie sich abgemeldet haben, und sicherstellen, dass Sie nicht erneut kontaktiert werden. Die personenbezogenen Daten in dieser Sperrliste werden zu keinem anderen Zweck verwendet.
(i) Beschwerde einlegen: Sie können bei der Aufsichtsbehörde Ihres Landes eine Beschwerde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Top of Minds einlegen (in Deutschland ist dies die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes, für Top of Minds Germany GmbH der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit; in den Niederlanden die Autoriteit Persoonsgegevens). Die Kontaktdaten der Datenschutzbehörden im EWR finden Sie unter https://edpb.europa.eu/about-edpb/about-edpb/members_en.

Wenn Sie eines dieser Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzkoordinator. Wir beantworten die meisten Anfragen innerhalb eines Monats.

4. Einige rechtliche Begriffe

Nach den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich, aber nicht beschränkt auf die DSGVO) haben die folgenden Begriffe die nachstehende Bedeutung.

EWR
Der Europäische Wirtschaftsraum.

DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679. Die DSGVO gilt seit dem 25. Mai 2018 in allen EU-Mitgliedstaaten.

Personenbezogene Daten
Alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person („betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt identifiziert werden kann, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, Standortdaten, einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Profiling
Jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese personenbezogenen Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte, die sich auf eine natürliche Person beziehen, zu bewerten, insbesondere um Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, persönlicher Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person zu analysieren oder vorherzusagen.

Verarbeitung personenbezogener Daten
Jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Verantwortlicher
Die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Auftragsverarbeiter
Eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung einer natürlichen Person.