Declaración de privacidad
1. Introducción
Top of Minds B.V. (incluyendo cada una de las entidades y sucursales de Top of Minds mencionadas al final de este párrafo) (Top of Minds o nosotros) valora y respeta la privacidad de nuestros clientes, candidatos y socios comerciales, y se compromete a proteger la privacidad y confidencialidad de los datos personales que Top of Minds procesa en relación con los servicios que prestamos a nuestros clientes y candidatos. Top of Minds procesará sus datos personales cuidadosamente y siempre de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables.
Esta declaración de privacidad describe cómo utilizamos sus datos personales en nuestras operaciones comerciales (como responsable del tratamiento). Recogemos, utilizamos, compartimos y procesamos los datos personales necesarios para los fines mencionados en esta declaración de privacidad o que están legalmente permitidos.
En esta Declaración de Privacidad, utilizamos una serie de términos que tienen significados específicos según las normas de privacidad aplicables (como «datos personales» o «responsable del tratamiento»). El capítulo 4 de esta declaración de privacidad contiene un resumen de estos términos definidos.
Top of Minds ha nombrado un delegado de protección de datos (DPD). No dude en ponerse en contacto con nuestro DPD si tiene alguna pregunta sobre el tratamiento de datos personales por parte de Top of Minds. Si se pone en contacto con nosotros, recibirá una respuesta en el plazo máximo de un mes:
Nombre: Martijn van Wingen
Correo electrónico: privacy@topofminds.com/es
Correo ordinario:
Top of Minds B.V.
A la atención de Martijn van Wingen
Prins Hendriklaan 56
1075 BE Ámsterdam [Países Bajos]
2. ¿Qué hacemos con sus datos personales?
¿Qué son los datos personales?
Los datos personales son toda información sobre una persona física identificada o identificable, como por ejemplo el nombre, la dirección, las direcciones de correo electrónico o una copia del pasaporte, así como los datos financieros o las copias de correos electrónicos y contratos, siempre que dichos datos se refieran a una persona física.
¿Qué datos personales recogemos y tratamos sobre usted?
- (a) Sus datos de contacto y su currículo► incluyendo su nombre, dirección (y comprobante de domicilio), sexo, fecha de nacimiento, educación, experiencia laboral, dirección de correo electrónico, datos telefónicos, nacionalidad, currículo y cualquier otro dato que nos pueda proporcionar (como cuando usted mismo añade una foto a su currículo). También podemos pedirle que nos proporcione información sobre el salario.
- (b) Vacantes potencialmente interesantes► Vacantes a las que se ha presentado o para las que le hemos tenido en cuenta y para las que nos hemos dirigido a usted o no.
- (c) Notas de las entrevistas y correspondencia► informes personales de los contactos mantenidos (mediante entrevistas telefónicas o presenciales) y de la correspondencia por correo electrónico con usted.
¿Qué base legal tenemos para tratar sus datos personales?
Top of Minds trata sus datos personales únicamente con fines legítimos. Además, el uso de sus datos personales siempre estará justificado en base a uno o varios de los «motivos de tratamiento» legales incluidos en el Reglamento general de protección de datos.
La siguiente lista contiene una breve explicación de los diferentes motivos legales de tratamiento según el RGPD en base a los cuales Top of Minds utiliza sus datos personales.
Ejecución de un contrato: cuando Top of Minds necesite sus datos personales para celebrar un contrato con usted y/o para prestarle nuestros servicios.
Intereses legítimos: cuando Top of Minds utiliza sus datos personales para servir a un interés legítimo, y nuestras razones para utilizar sus datos personales superan los perjuicios para su derecho a la protección de los datos personales.
Reclamaciones legales: cuando Top of Minds necesite sus datos personales para defenderle a usted, a nosotros o a un tercero, o para presentar una reclamación.
Nuestras obligaciones legales: cuando estemos obligados a tratar sus datos personales de acuerdo con una obligación legal, principalmente debido a nuestra condición de institución financiera regulada.
Consentimiento: cuando usted haya consentido el uso de sus datos personales (en cuyo caso habrá recibido un formulario de consentimiento (digital) sobre dicho uso). Podrá revocar su consentimiento en cualquier momento enviando una notificación a nuestro DPD).
¿Con qué fines recopila Top of Minds sus datos personales, y en qué motivos de tratamiento nos basamos para su uso?
En este apartado se describen los fines para los que Top of Minds trata las diferentes categorías de datos personales que recogemos. Para cada finalidad de tratamiento, hemos incluido los motivos de tratamiento aplicables que justifican el uso de sus datos personales:
- (a) Para evaluar su solicitud para un puesto específico ► Cuando recibamos su solicitud para una vacante específica, o cuando se interese usted en un debate abierto sobre posibles oportunidades profesionales, utilizaremos sus datos personales para evaluar su idoneidad para este puesto y para otros.
- Base(s) para el tratamiento: nuestra prestación de servicios a los candidatos (ejecución del contrato), consentimiento explícito (podrá decidir que sus datos sean eliminados de nuestra base de datos en cualquier momento)
- (b) Para poder ofrecerle puestos adecuados en el futuro ► También trataremos su perfil (incluidos sus datos personales) y le mantendremos informado sobre posibles puestos adecuados por correo electrónico, teléfono, boletines informativos y redes sociales.
- Base(s) para el tratamiento: nuestra prestación de servicios a los candidatos (ejecución del contrato), consentimiento explícito (podrá decidir que sus datos sean eliminados de nuestra base de datos en cualquier momento)
- (c) Para nuestros servicios a nuestros clientes ► Top of Minds necesita los datos personales de los clientes para la ejecución de nuestro(s) contrato(s) con ellos. Esto incluye el uso de sus datos personales para garantizar que Top of Minds pueda prestar sus servicios a sus mandantes.
- Motivo(s) para el tratamiento: para la ejecución de un contrato (o su preparación), obligaciones legales, intereses legítimos (para permitirnos prestar nuestros servicios y compartir datos personales entre diferentes entidades de Top of Minds, en su caso).
- (d) Con fines de marketing ► podremos utilizar sus datos personales para ponernos en contacto con usted por correo electrónico (con fines de marketing). Podrá darse de baja de estas comunicaciones comerciales en cualquier momento. Solo pondremos en su conocimiento nuestros propios productos y servicios, y no facilitaremos sus datos de contacto a terceros con este fin (salvo a terceros que traten datos personales en nuestro nombre, como las plataformas de redes sociales).
- Motivo(s) del tratamiento: intereses legítimos (para permitirnos promover nuestros servicios y productos financieros), y consentimiento explícito, véase a este respecto nuestradeclaración sobre las cookies (podrá revocar este consentimiento en cualquier momento).
- (e) Para defender nuestros intereses legítimos y cambiar nuestra estructura empresarial ► Top of Minds podrá compartir sus datos personales con terceros, como autoridades gubernamentales y terceros litigantes, en relación con procedimientos o investigaciones legales (estos terceros no son en este caso responsables del tratamiento en nombre de Top of Minds, y procesan los datos personales para sus propios fines). También podremos proporcionar sus datos personales a posibles compradores o inversores de cualquier parte del negocio de Top of Minds en relación con una compra o inversión.
- Motivo(s) de tratamiento: obligaciones legales, reclamaciones legales, nuestros intereses legítimos (para permitirnos cooperar con los organismos policiales y reguladores, y para permitir a Top of Minds modificar sus operaciones).
¿De dónde sacamos sus datos personales?
Recogemos datos personales directamente de usted o de fuentes públicas (como Linkedin).
¿Dónde almacenamos sus datos personales?
Almacenamos sus datos personales en sistemas informáticos situados en los Países Bajos y el Reino Unido. Todos los proveedores de servicios informáticos actúan como encargados del tratamiento en nombre de Top of Minds.
¿Cómo protege Top of Minds mis datos personales?
Top of Minds y sus proveedores de servicios informáticos han aplicado las medidas técnicas y organizativas adecuadas para asegurar el tratamiento de los datos personales. Estas precauciones dependen de la sensibilidad, el formato, la ubicación, la cantidad, la distribución y el almacenamiento de los datos personales, e incluyen medidas para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado. En su caso, estas medidas incluyen el cifrado de las comunicaciones a través de SSL, el cifrado de la información durante el almacenamiento, firewalls, controles de acceso, segregación de funciones y protocolos de seguridad similares. Limitamos el acceso a los datos personales al personal y a los terceros que necesitan acceder a dicha información para fines comerciales legítimos y pertinentes.
Todo nuestro personal, los contratistas y los terceros que tienen acceso a sus datos personales y actúan siguiendo las instrucciones de Top of Minds están obligados a mantener la confidencialidad, y utilizamos controles de acceso para limitar el acceso a sus datos personales a las personas que necesitan dicho acceso para llevar a cabo sus responsabilidades y tareas.
Top of Minds ha introducido una política de seguridad de la información, y sus políticas y sistemas de seguridad son auditados periódicamente. Top of Minds se toma muy en serio la seguridad de su infraestructura informática.
¿Compartimos sus datos personales?
Top of Minds ha contratado a varios encargados del tratamiento para tratar sus datos personales en nuestro nombre, incluyendo plataformas de medios sociales con fines de marketing, proveedores de servicios de TI y otros proveedores de servicios.
Cambios en esta declaración de privacidad
Top of Minds se reserva el derecho a realizar cambios provisionales en esta declaración de privacidad. En el sitio web de Top of Minds está siempre disponible la versión más reciente de la declaración de privacidad.
3. ¿Cuáles son sus derechos?
En virtud del RGPD, usted tiene ciertos derechos con respecto a sus datos personales. A continuación enumeramos estos derechos. Para cualquier pregunta sobre la declaración de privacidad de Top of Minds, deberá dirigirse en primer lugar a nuestro DPD.
Cabe señalar que se aplican ciertas excepciones al ejercicio de estos derechos y, por tanto, es posible que no pueda ejercer determinados derechos en todas las situaciones:
- (a) Derecho de acceso Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales y, por lo general, en el plazo de un mes desde su solicitud a Top of Minds, podrá obtener acceso a todos los datos personales que tenemos sobre usted.
- (b) Corrección: Puede solicitarnos que corrijamos las inexactitudes de sus datos personales.
- (c) Supresión: Puede solicitar que eliminemos los datos personales en determinadas circunstancias. En tales casos, tomaremos medidas razonables para notificar a otros encargados del tratamiento que traten datos personales en nuestro nombre que usted ha solicitado la supresión de los enlaces a sus datos personales y de las copias o réplicas de los mismos.
- (d) Limitación del tratamiento: Puede solicitarnos que limitemos el tratamiento de los datos personales en determinadas circunstancias, por ejemplo, si usted cuestiona la exactitud de los datos personales.
- (e) Portabilidad: Usted tendrá derecho a recibir los datos personales que nos haya suministrado y que almacenemos, en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, por ejemplo, para transmitirlos a un tercero.
- (f) Presentación de una reclamación: Puede presentar una reclamación sobre el tratamiento de sus datos personales por parte de Top of Minds ante la autoridad de control competente de su país (en España, por ejemplo, es la Agencia Española de Protección de Datos).
Estos derechos están sujetos a ciertas excepciones para proteger el interés público (por ejemplo, la prevención o detección de delitos) y nuestros intereses. Responderemos a la mayoría de las solicitudes en un plazo de 30 días.
4. Algunas condiciones legales
De acuerdo con las leyes de privacidad aplicables (incluyendo, entre otras, el RGPD), los términos que aparecen a continuación tienen un significado definido tal y como se establece en la enumeración que aparece a continuación:
RGPD
El Reglamento General de Protección de Datos Europeo (UE) n.º 2016/679. El RGPD se aplica en todos los Estados miembros de la UE desde el 25 de mayo de 2018.
Datos personales
toda información sobre una persona física identificada o identificable («el interesado»); se considerará persona física identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.
Tratamiento de datos personales
cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción de datos.
Responsable del tratamiento
una persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento; si el Derecho de la Unión o de los Estados miembros determina los fines y medios del tratamiento, el responsable del tratamiento o los criterios específicos para su nombramiento podrá establecerlos el Derecho de la Unión o de los Estados miembros.
Encargado del tratamiento
una persona física o jurídica, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Categorías especiales de datos personales
quedan prohibidos el tratamiento de datos personales que revelen el origen étnico o racial, las opiniones políticas, las convicciones religiosas o filosóficas, o la afiliación sindical, y el tratamiento de datos genéticos, datos biométricos dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona física, datos relativos a la salud o datos relativos a la vida sexual o la orientación sexual de una persona física, o el tratamiento de datos personales relativos a condenas e infracciones penales.